Verificación de eficacia: qué plazo poner según el tipo de acción
Hay una casilla en tu sistema que casi todo el mundo rellena mal. Dice «eficacia verificada» y suele llevar la misma fecha que el cierre de la acción.
La firma debe acompañarse de los datos que demuestran el resultado de la acción.
La eficacia de una acción correctiva se comprueba observando sus resultados. Y para observar algo hace falta que pase el tiempo suficiente para que el problema hubiera tenido ocasión de repetirse. Si cierras la acción el mismo día que la implantas, lo único que has demostrado es que la has hecho.
Este artículo va de la pregunta práctica: cuánto hay que esperar. Y la respuesta no es un número fijo — depende del tipo de acción.
Qué pide exactamente la norma
UNE-EN ISO 9001:2015, apartado 10.2.1: cuando ocurre una no conformidad, la organización debe, entre otras cosas, revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada. Y en el 10.2.2, conservar información documentada de los resultados de esas acciones.
Fíjate en las dos palabras: revisar y resultados. Conserva los resultados obtenidos al comprobar la acción.
Lo que la norma no te da es el plazo. No hay ningún «30 días» en el texto. Ese número te lo tienes que ganar tú con un criterio, y ese criterio es lo que un auditor va a querer oír.
La regla que lo ordena todo
Para fijar el plazo, valora cuántas veces tiene que ocurrir el proceso para que, si el problema siguiera ahí, hubiera vuelto a aparecer.
El plazo debe incluir suficientes oportunidades de fallo.
Un defecto que aparece en un producto que fabricas todos los días necesita semanas. Un defecto en una referencia que produces una vez al trimestre necesita trimestres — te guste o no. Y ahí está el error que más se comete: poner treinta días por costumbre a todo, incluso a acciones sobre procesos que en treinta días no se ejecutan ni una vez.
Si el proceso no se ha ejecutado durante el periodo de verificación, faltan datos para evaluar la eficacia.
Plazos por tipo de acción
Los plazos de esta tabla son orientativos y se basan en la práctica. Ajusta los plazos a la frecuencia real de tu proceso.
- Formación o competencia. Espera a que la persona formada haya hecho la tarea varias veces sin ayuda: de uno a tres meses, más una verificación en el puesto.
- Cambio documental (instrucción, plan de control, pauta). Espera a que el documento se haya usado de verdad en producción, no a que esté firmado: las siguientes ejecuciones reales y la próxima auditoría interna.
- Cambio técnico (utillaje, poka-yoke, parámetro). Que bloquee el error se comprueba el mismo día. Que el defecto no vuelva, con producción real: de tres a cinco lotes consecutivos.
- Cambio de proveedor o de material. Los siguientes tres a cinco lotes recibidos, con sus controles de recepción.
- Cambio organizativo (responsabilidades, flujos de información). Un ciclo completo del proceso afectado: un mes, un trimestre o lo que dure.
- Mantenimiento o calibración. El siguiente punto programado del plan.
- Acción sobre una reclamación de cliente. Los siguientes envíos a ese cliente, y su conformidad.
Dos matices que ahorran discusiones:
La formación es la que peor se verifica. «Se impartió la formación y se firmó el registro de asistencia» verifica que la gente estuvo sentada, no que sepa hacerlo. La evidencia de eficacia de una acción de formación es una observación en el puesto o el resultado del trabajo, no la hoja de firmas. Y ojo, porque la formación es también el comodín con el que se cierran las causas raíz flojas: eso lo tratamos en por qué el auditor rechaza «error humano».
El cambio documental tampoco se verifica en el papel. Que la instrucción nueva exista no prueba nada. Lo que prueba es que quien trabaja con ella la esté siguiendo cuando nadie mira.
Define el criterio antes de verificar la acción
Este es el consejo que más cambia las cosas, y es gratis.
En el momento de planificar la acción, escribe tres datos:
- Qué vas a mirar. El indicador concreto: unidades rechazadas en control final, incidencias de ese cliente, resultado de la auditoría de producto.
- Cuántas veces. Tres lotes. Dos controles consecutivos. Un trimestre.
- Qué resultado la da por buena. «Cero desviaciones en los tres lotes» o «ninguna reclamación del mismo tipo en el periodo».
Si escribes el criterio antes, la verificación es un trámite de cinco minutos: miras y comparas. Si lo escribes después, te lo vas a inventar para que encaje con lo que ha salido. Todos lo sabemos, y el auditor también: se nota en que el criterio de eficacia siempre coincide milagrosamente con el dato disponible.
Qué vale como evidencia (y qué no)
Sirve: datos de control de proceso o de producto del periodo, registros de recepción, resultados de auditoría interna posteriores, indicadores del área, observación en puesto documentada, ausencia de reclamaciones cuando ha habido suministro suficiente.
No sirve: «no ha vuelto a pasar» sin decir cuántas veces ha corrido el proceso. «El operario dice que ahora va bien». El registro de asistencia a la formación. La firma del responsable en la casilla, y nada más.
La diferencia entre las dos listas es una sola pregunta: ¿esto lo puede comprobar otra persona sin fiarse de mi palabra?
¿Y si no fue eficaz?
Si la acción falla, utiliza el resultado para revisar la causa y el tratamiento elegido.
Si en la verificación el problema ha vuelto a aparecer, la acción no se cierra como eficaz. Se declara no eficaz, se vuelve al análisis de causa —normalmente porque la causa raíz no era la que creías— y se planifica otra acción.
Y aquí va lo que mucha gente no espera: una no conformidad reabierta por eficacia no verificada, con su motivo escrito, es una buena señal. Demuestra que el sistema mide en vez de firmar. Registra también las acciones que han fallado y las decisiones tomadas después de comprobarlo.
Los errores que se repiten
- Verificar el mismo día. Ya está dicho, pero es el número uno con diferencia.
- El plazo de 30 días por defecto, aplicado a todo sin mirar la frecuencia del proceso.
- Confundir implantada con verificada. Son dos estados, y entre ellos hay una espera. Si tu sistema solo tiene «abierta» y «cerrada», te falta un escalón.
- Verificar la corrección en lugar de la acción. Que el lote reprocesado saliera bien no dice nada sobre si el problema volverá. La diferencia entre las dos, en corrección vs. acción correctiva.
- Dejar la verificación sin dueño. La acción tiene responsable; la verificación, muchas veces, no. Y lo que no tiene dueño no ocurre.
Si el problema es más de fondo —que no sabes cuántas acciones tienes abiertas ni de dónde salieron—, empieza por montar un plan de acción único.
Dónde puede ayudarte Evidran
En Evidran, el plan y el resultado son campos distintos: una cosa es qué vas a hacer para verificar la eficacia y otra qué salió cuando lo hiciste. No se pueden rellenar a la vez sin darse cuenta.
Cada acción del plan de mejora recorre los estados planificada, en curso, implantada y verificada, con la fecha y el resultado de la verificación guardados aparte. Un resumen diario por correo avisa de lo que vence, para que la espera no acabe en olvido. Y el expediente no se puede dar por cerrado dejándose la eficacia por el camino: el sistema enseña lo que falta antes de dejarte cerrar.
Comprueba la eficacia con datos del proceso
Campos separados para el plan y el resultado, estados que no se saltan y avisos cuando llega la fecha de comprobar. Pruébalo con una acción real de las tuyas.